請求書を発行するのは一瞬。入金を確認するのが永遠。
freee で請求書を出している人なら、この感覚に覚えがあるはずです。請求書の作成はボタン1つ。でもその後の「ちゃんと振り込まれたか」の確認は、地味に手間がかかる。
しかも、入金されていなかった場合の催促がまたしんどい。
この記事では、freee の入金確認まわりの現状と、運用で楽にする方法を整理します。
freee の入金確認、何が大変なのか
銀行口座連携は入金の「検知」まで
freee には銀行口座との自動連携機能があります。口座の入出金明細を自動で取り込んでくれるので、入金があったこと自体は検知できる。
ただし、検知されるのは「口座に入金があった」という事実だけです。
「この入金は、どの請求書に対する支払いか」の紐付けは、手動で行う必要があります。取引先名で自動推測してくれることもありますが、振込人名義が請求先と微妙に違う（「カ）ABC」と「株式会社ABC」）場合は手動照合になる。
未入金のフォローは完全に手動
入金が確認できたものはいい。問題は、入金がないものです。
freee のレポート機能で未入金の請求書一覧は出せます。でも「支払期日を過ぎているのに未入金の請求書」を見つけて、取引先に催促メールを送るのは手作業です。
よくある流れはこうなります。
① 月末（or 週次）に freee の売掛レポートを確認
② 支払期日を過ぎた未入金の請求書を洗い出す
③ 取引先ごとに催促メールを作成
④ 送信
⑤ 反応がなければ再度催促①〜④を毎月やっている。取引先が5社ならまだいい。20社、30社になると、月末の丸一日がこの作業で消える。
「月末まとめて確認」では遅い
多くの会社が、月末に未入金をまとめて確認しています。でもこれだと、支払期日を1〜2週間過ぎてから初めて気づくことになる。
催促が遅れるほど回収は難しくなります。支払期日の翌日に「お支払いの確認が取れておりません」と連絡するのと、3週間後に連絡するのとでは、相手の反応がまるで違う。
理想の入金管理フロー
本来あるべき姿はこうです。
支払期日の1週間前 → リマインドメール（自動送信）
支払期日当日 → 入金確認（自動チェック）
期日超過1日目 → 催促メール 第1弾（自動送信）
期日超過1週間 → 催促メール 第2弾（自動送信）
期日超過2週間 → アラート（担当者に通知 → 電話対応へ）人間がやるのは、最後の電話対応だけ。それ以外は自動で回る。
これができれば、月末に慌てて未入金リストを確認する必要がなくなります。支払期日の前にリマインドを送っておけば、そもそも未入金の発生件数自体が減る。
実際に要望として挙がっている
フードフェス運営会社のアドギルドから、こんな要望をもらっています。
「freee の請求書の入金アラートがほしい。支払期日の1週間前に自動でメールを送ってくれるだけでいい」
アドギルドはイベントごとに数十社の出店者に請求書を発行しています。イベントが複数同時に走ると、請求書の件数は月に100件を超える。全ての請求書の支払期日を追いかけて、未入金を個別にフォローするのは物理的に限界がある。
特にフードフェスの場合、出店者は個人事業主や小規模な飲食店が多い。経理の専任担当がいないケースも珍しくなく、請求書を受け取ったこと自体を忘れていることがある。悪意のない未入金がかなりの割合を占める。
こういうケースでは、支払期日前のリマインドが効果的です。「お支払期日が近づいています」という事務的な通知を1通送るだけで、未入金率が下がる。催促ではなく、リマインド。これだけで回収率が変わります。
Saturn の対応
Saturn では、freee-payment-reminder テンプレートによる入金催促の自動化を開発中です。
想定している機能:
- freee の請求書データを自動取得
- 支払期日ベースでステータスを自動分類（期日前 / 期日当日 / 期日超過）
- 期日前のリマインドメール自動送信
- 期日超過の催促メール自動送信
- 入金確認後のステータス自動更新
開発中の機能なので、現時点では使えません。ただ、この方向で作っていることはお伝えしておきます。
今すぐできること
開発中の機能を待つ間にも、運用で改善できることはあります。
1. freee のレポートで未入金一覧を週次で確認する
月末まとめてではなく、毎週月曜に確認する。これだけで催促の遅れが2〜3週間から数日に短縮されます。
freee の「売掛レポート」または「入金管理レポート」で、支払期日を過ぎた未入金の請求書を絞り込めます。
2. 請求書の発行を自動化しておく
入金管理の前段階として、請求書の発行自体を自動化しておくことをおすすめします。
COREC の受注データを Saturn で freee に自動連携していれば、少なくとも「請求書を出し忘れていた」という事態は防げます。請求漏れがなくなれば、入金管理の対象を正確に把握できる。
入金催促の自動化は、請求書発行の自動化の上に成り立ちます。土台を先に整えておくことで、催促の自動化が入ったときにスムーズに移行できます。
3. 催促メールのテンプレートを用意しておく
自動化できなくても、メールの文面を毎回ゼロから書くのはやめましょう。
件名: 【ご確認】お支払期日のお知らせ（請求書No. XXXX）
○○株式会社 ○○様
いつもお世話になっております。
請求書 No.XXXX（○月○日付、金額 ¥XXX,XXX）の
お支払期日が○月○日となっております。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認いただけますと幸いです。
※すでにお振込み済みの場合は、行き違いをご容赦ください。リマインドと催促の2パターンを用意しておくだけで、メール作成の時間が半分以下になります。
まとめ
freee の入金確認は、銀行口座連携で入金の検知はできても、未入金のフォローは手動のまま。取引先が増えるほど管理が追いつかなくなり、月末にまとめて確認→催促では手遅れになることも多い。
理想は、支払期日ベースでリマインドと催促を自動送信する仕組み。Saturn では freee-payment-reminder テンプレートとして開発を進めています。
今すぐできることとしては、未入金チェックの週次化、請求書発行の自動化、催促メールのテンプレート化。この3つだけでも、月末の入金確認地獄はかなり楽になります。