COREC のアカウントが1つだけなら、話は簡単です。
でも現実には、アカウントを複数持っている会社が少なくない。イベントごと、ブランドごと、店舗ごと。目的に応じてアカウントを分けて運用している。
そうなると、受注の確認も freee への転記も、アカウントの数だけ作業が増えます。
この記事では、複数の COREC アカウントを使い分けている企業がどう運用しているか、具体的な事例をもとに解説します。
アカウントを分ける理由
COREC のアカウントを複数持つ理由は大きく3つあります。
イベントごとに分ける
フードフェスやマルシェ、展示会。イベントを主催する企業は、イベントごとに COREC のアカウントを分けることがあります。
理由はシンプルで、注文フォームの内容がイベントによって全然違うから。夏フェスではビールサーバーや大型冷蔵庫のレンタルが主力だけど、秋の味覚市では調理器具や陳列台が中心。フォームに並ぶ商品が異なるので、アカウントごと分けたほうが管理しやすい。
ブランドごとに分ける
複数のブランドを展開している会社が、ブランドごとにアカウントを分けるケース。
アパレルで「カジュアルライン」と「フォーマルライン」を持っている場合、取引先も商品構成も違う。1つのアカウントに混ぜると管理が煩雑になるので、ブランド単位で分ける。
店舗・拠点ごとに分ける
多店舗展開している飲食店や小売店が、店舗ごとにアカウントを分けるケース。
本店と支店で仕入れ先が違ったり、店舗独自の仕入れがあったり。各店舗に発注の裁量を持たせるために、アカウントを独立させている。
アカウントが増えるほど転記は地獄になる
アカウントが2つなら、まだなんとかなります。
3つになると面倒になる。5つになると地獄です。
転記の流れを想像してください。
- フェスAの COREC にログインする
- 受注を確認する
- freee に転記する
- フェスAの COREC からログアウトする
- フェスBの COREC にログインする
- 受注を確認する
- freee に転記する
- フェスBの COREC からログアウトする
- フェスCの COREC にログインする
- …繰り返し
ログイン→確認→転記→ログアウト。これをアカウントの数だけ繰り返す。
しかも、freee 側は1つの事業所です。複数のアカウントから集まった受注データを、1つの freee に正しく入力する。どのアカウントのどの受注が、freee 上のどの取引先に対応するのか。頭の中で常にコンテキストを切り替えながら作業する。
アカウントが増えれば増えるほど、転記の時間は線形に伸びるし、ミスの確率も上がります。
Saturn でどう解決するか
Saturn は、複数の COREC アカウントをまとめて管理できます。
設定画面で複数アカウントを登録
Saturn の設定画面から、COREC アカウントを何個でも追加できます。追加の手順は最初のアカウントと同じで、OAuth 認証で連携するだけ。
アカウントA、アカウントB、アカウントC。それぞれを Saturn に接続すると、全てのアカウントの受注データに Saturn からアクセスできるようになります。
ログインし直す必要はありません。
行追加パネルでアカウントを選択
受注データを取り込むとき、どの COREC アカウントから取り込むかを選べます。
「今回はフェスAの受注だけ取り込みたい」→ フェスAのアカウントを選択して取り込み。 「全アカウントの受注をまとめて見たい」→ 全アカウントから取り込み。
取り込んだ受注データは、1つのテーブルに並びます。どのアカウントから取り込んだデータかは識別できるので、混乱することはありません。
1つのテーブルで一覧管理
全アカウントの受注データが1つのテーブルに集約されます。
フェスAの受注、フェスBの受注、フェスCの受注。全てが同じ画面で確認できる。アカウントをまたいで「今週の受注は合計何件か」「未請求の受注はどれか」をすぐに把握できます。
もちろん、フィルタリングもできます。特定のアカウントの受注だけ表示したいとき、特定の取引先の受注だけ表示したいとき。テーブルのフィルタ機能で絞り込むだけです。
freee への請求書生成はアカウントに関係なく一括処理
ここが一番の効率化ポイントです。
freee の請求書を生成するとき、元の COREC アカウントがどれかは関係ありません。テーブルに並んでいる受注データを選択して、請求書を一括生成する。フェスAの受注もフェスBの受注も、まとめて処理できます。
取引先の名寄せも、アカウントをまたいで統一されています。フェスAで「株式会社○○」として注文した取引先と、フェスBで「(株)○○」として注文した取引先が同じ会社なら、freee 上の同じ取引先に紐づきます。
実例：フードフェス運営会社の場合
ある全国規模のフードフェス運営会社の事例を紹介します。
この会社はイベントごとに COREC のアカウントを分けていました。同時進行するフェスが3〜5つ。それぞれのアカウントに、出店者からの注文が入ります。
1つのフォームに登録される商品数は最大82。出店料、備品レンタル、オプション費用と、請求の種類も複数。
マルチアカウント対応前の運用はこうでした。
- 毎朝、各アカウントにログインして新しい受注がないか確認
- 受注があればスプレッドシートに転記（どのフェスの受注か分かるように色分け）
- スプレッドシートから freee に入力
- 週末にまとめて請求書を発行
3〜5アカウント × 確認→転記→入力。これだけで週5時間以上かかっていました。
マルチアカウント対応後はこうなりました。
- Saturn で全アカウントの受注を一括取り込み（2分）
- テーブルで内容を確認（3分）
- freee の請求書を一括生成→確認→送信（5分）
合計10分。スプレッドシートへの中間転記もなくなりました。
こんな運用もできる
マルチアカウント対応の使い方は、イベント運営に限りません。
ブランド別の売上管理
ブランドAとブランドBの受注を1つのテーブルで並べて見られるので、ブランド間の売上比較がしやすくなります。どちらのブランドに注文が集中しているか、どの取引先がどちらのブランドを多く仕入れているか。テーブルをフィルタするだけで分かります。
店舗間の発注パターン比較
複数の店舗で COREC を使っている場合、店舗ごとの発注傾向を比較できます。本店と支店で仕入れ品目にどれだけ差があるか。特定の商品を全店舗がまんべんなく発注しているか、特定の店舗に偏っているか。
繁忙期の一括処理
年末やイベントシーズンなど、受注が集中する時期。複数アカウントの受注を一気に取り込んで、一気に請求書を生成する。アカウントを1つずつ確認して回る必要がないので、繁忙期ほど効率化の恩恵が大きくなります。
まとめ
- 複数の COREC アカウントを使い分けている企業は、アカウントの数だけ転記作業が増える
- Saturn はマルチアカウントに対応。設定画面でアカウントを追加するだけ
- 全アカウントの受注を1つのテーブルで一覧管理
- freee への請求書生成はアカウントに関係なく一括処理
- アカウントが多いほど、効率化の幅は大きくなる
「アカウントが3つ以上ある」「ログインの切り替えが面倒すぎる」。そう感じている方は、マルチアカウント対応だけでも導入する価値があると思います。