うちの会社の経理は、自分 1 人だ。
従業員 10 人の小さな会社。経理専任ではなく、総務も兼任している。月末になると、請求書の処理に追われる。
取引先は 30 社。毎月 30 通の請求書メールが届く。PDF の請求書を 1 枚ずつ開いて、振込先の銀行名、支店名、口座番号、金額を確認して、ネットバンキングに手入力する。
1 件あたり 10 分。30 件で 5 時間。月末の丸 1 日がこの作業で潰れる。
他の仕事もある。給与計算、経費精算、税理士への資料送付。月末に振込作業で 5 時間取られると、必ずどこかにしわ寄せが行く。残業するか、精度を下げるか。
試したこと
ネットバンキングの「前回の振込先を再利用」機能
使っている。でも金額は毎月変わるし、振込先が新しく増えることもある。結局、請求書 PDF と画面を見比べて確認する工程は残る。
Excel VBA の全銀フォーマット変換マクロ
前任者が作ったものがあった。でも、前任者が辞めてから数ヶ月後にエラーが出て、直せなかった。外注で修正してもらうと 5 万円かかると言われて、放置している。
freee の振込機能
freee を使ってはいるが、取引先から届く請求書を 1 件ずつ freee に手入力するのは結局同じ作業だ。入力の場所がネットバンキングから freee に変わっただけ。
変えたこと
Saturn を導入した。やったのは 3 つだけ。
1. Gmail と連携した
Google アカウントで認可するだけ。30 秒で終わった。
2. 請求書メールを一括取り込んだ
「件名に”請求書”を含む」「今月届いたもの」「添付ファイルあり」で検索して、30 件のメールをテーブルに取り込んだ。
3. AI に PDF を読ませた
エンリッチ列を追加してボタンを押すと、30 件の請求書 PDF から振込先と金額が自動で読み取られた。銀行名、支店名、口座番号、金額、支払期限。全部セルに入った。
読み取り結果をざっと確認して、2 件だけ修正した。口座名義のカタカナが 1 文字違っていた。修正に 1 分。
全銀フォーマットで書き出して、ネットバンキングにアップロード。確認して実行。
全部で 15 分だった。
5 時間が 15 分になった
節約できた時間: 4 時間 45 分/月
年間にすると 57 時間。まるまる 7 営業日分だ。
この時間で何ができるか。月次の資金繰り表を作る余裕ができた。税理士への資料を余裕を持って準備できるようになった。月末に残業しなくなった。
コストは月額数千円。時給換算したら、5 時間分の自分の人件費より圧倒的に安い。
ひとり経理にこそ効く理由
大企業には経理部がある。ミスをチェックする人がいる。振込を承認する人がいる。
ひとり経理には、チェックする人がいない。自分で入力して、自分で確認して、自分で承認する。疲れていても代わりがいない。
だからこそ、手入力をなくす意味が大きい。AI に読み取らせて、結果を確認するだけなら、疲れていても精度が落ちない。入力ミスはゼロだ。確認ミスの可能性は残るが、ゼロから入力するのと比べたら、ヒューマンエラーの発生率は桁違いに低い。
ひとり経理の味方は、もう 1 人の人間ではなく、AI だ。
Saturn — AI が動く Excel
14 日間無料トライアルあり。ひとり経理の月末を変えよう。